Die Lösung - Realisierung & Ergebnis:
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Viele Mitarbeiter arbeiten überwiegend von zu Hause aus und der Trend geht weiterhin stark zu „Modern Workplaces“. Damit Sie erfolgreich und flexibel arbeiten können, hat nteam auf Basis von PowerApps die Lösung "Arbeitsplatzbuchung" entwickelt. Die Belegungspläne wurden dem Grundriss getreu erstellt und die jeweilige Tischanordnung über Visio realisiert.
App-Update: Mitarbeiterfotos und BI-Funktionen
Die Tische werden als "verfügbar", "reserviert" oder "dauerhaft blockiert" angezeigt. Klickt man einen beliebigen Tisch an, erhält man die dazugehörigen Eigenschaften des Arbeitsplatzes, ob dieser beispielsweise höhenverstellbar ist oder wie viele Monitore sich am Platz befinden. Jeder Mitarbeiter kann sich für fünf aufeinanderfolgende Werktage einbuchen und es erscheint eine Fehlermeldung bei Überschreitung dieser Zeit.
Mitarbeiter können in der Übersicht den gewünschten Belegungsplan auswählen, den Termin festlegen, und einen verfügbaren Tisch reservieren. Anschließend werden die Daten in der Datenbank gespeichert und die Buchungen werden automatisiert über einen PowerAutomate Flow via E-Mail bestätigt. In der PowerApp hat man die Möglichkeit, seine Buchungen zu verwalten und gegebenenfalls auch wieder zu stornieren.
Ihr Nutzen:
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Optimierte Nutzung Ihrer Büroflächen
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Strukturierte Organisation hybrider Arbeit
- Förderung von Teamarbeit und spontaner Zusammenarbeit
- Entlastung von IT und Verwaltung
- Schnelle Einführung, hohe Nutzerakzeptanz
- Skalierbar, sicher und individuell anpassbar
Die Funktionen im Überblick
Standardfunktionen:
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Standort- und Raumwahl:
Mitarbeitende
wählen gezielt den gewünschten Standort und Raum – für eine strukturierte Buchung.
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Flexible Buchung:
Arbeitsplätze können ganztägig, halbtägig oder stundenweise reserviert werden – passend zu individuellen Arbeitszeiten.
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Tischdetails:
Jeder Arbeitsplatz zeigt Ausstattung wie Monitore, Dockingstationen oder höhenverstellbare Tische – für bedarfsgerechte Buchung.
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Self-Service & Buchungsverwaltung:
Mitarbeitende buchen eigenständig, verwalten ihre Reservierungen und können diese bei Bedarf stornieren.
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Automatische E-Mail & Kalendereintrag:
Nach der Buchung erhalten Nutzer eine Bestätigung per E-Mail sowie einen Outlook-Termin – automatisiert via PowerAutomate.
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Power BI Integration:
Visualisierung der Buchungsdaten für Management und Planung – z. B. Auslastung, Trends, Teamverteilung.
Premiumfunktionen:
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Stellvertreterbuchung:
Arbeitsplätze für Kolleg:innen buchen – z. B. durch Assistenz oder Teamleitung.
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Teamfarben für reservierte Plätze:
Farblich markierte Plätze nach Teamzugehörigkeit – für bessere Orientierung und Zusammenarbeit.
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Check-In-Funktion:
Mitarbeitende bestätigen aktiv ihre Buchung – verhindert Leerstand und verbessert Datenqualität.
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„Heute im Büro“-Ansicht:
Zeigt auf einen Blick, wer heute im Büro ist – inkl. Fotos, fördert spontane Meetings und Teamgefühl.
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Parkplatzreservierung:
Zusätzlich zum Arbeitsplatz kann ein Parkplatz gebucht werden – für mehr Komfort und Planungssicherheit.
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Gruppenbuchung via AD-Gruppen:
Berechtigungen werden automatisch über Active Directory geprüft – für sichere und rollenbasierte Buchungen.
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Mehrfachbuchungen pro Tag:
Mitarbeitende können mehrere Plätze an einem Tag buchen – z. B. bei Raumwechseln oder Meetings.
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Platzfreigabe:
Gebuchte Plätze können freigegeben werden – fördert Flexibilität und optimale Ressourcennutzung.
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Live-Verfügbarkeit pro Etage:
Echtzeitübersicht der freien Plätze pro Etage – noch vor der Auswahl.
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Archivierungs- & Löschkonzept:
Automatisierte Datenpflege – ältere Buchungen werden archiviert oder gelöscht, DSGVO-konform.
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Corporate Branding:
Die App wird im Look Ihrer Organisation gestaltet – inklusive Logo und Farbpalette.
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Dataverse / SharePoint Tabellenstruktur:
Strukturierte Datenhaltung – Räume, Plätze, Buchungen und Nutzer sauber getrennt und erweiterbar.
Sprechen Sie uns an! Wir freuen uns darauf, Sie individuell zu beraten und auf Ihre
Unternehmenssituation sowie Ihre
vorhandene Lizensierung einzugehen.
