Das Deutsche Rote Kreuz (DRK) hat eine beeindruckende Transformation durch die Implementierung eines modernen Intranets auf SharePoint-Basis vollzogen. Die Organisation sah sich vor der Herausforderung, eine Lösung für ihre große und komplexe Struktur zu finden, die über viele Standorte und tausende Mitarbeiter verteilt war.
Die vorherige Informationsstruktur war durch zentrale und dezentrale Ordnerablagen geprägt, was zu einem unübersichtlichen Informationsaustausch führte, insbesondere für bestehende Teams und neue Mitarbeiter. Eine webbasierte Eigenentwicklung, die nur im internen Netzwerk nutzbar war, erschwerte die interne Kommunikation. Der Umstieg auf die Microsoft Cloud im Jahr 2019 eröffnete neue Möglichkeiten für eine zeitgemäße Intranet-Lösung.
Die Umsetzung erfolgte in mehreren Schritten nach einer gründlichen Bedarfsanalyse, wobei Aspekte wie Corporate Identity, Design, Nutzerführung und technische Lösungen sorgfältig berücksichtigt wurden. Die Integration von DeepL Übersetzer, Organigrammen und Suchfunktionen erweiterte seine Funktionalität.
Eine reibungslose Migration und Integration von Inhalten sowie Schulungen waren erfolgskritisch. Betriebsvereinbarungen und Datenschutzregelungen wurden implementiert, gefolgt von einer digitalen Schulungsphase. Schließlich wurde das Intranet in einer Betaphase produktiv gesetzt, um sicherzustellen, dass es den Bedürfnissen der Organisation entspricht. Das Ergebnis war ein SharePoint Online Intranet, welches nahtlos in die Microsoft 365-Umgebung integriert wurde. Das Intranet ist benutzerfreundlich, robust und verlässlich und hat die Gesamteffizienz und Arbeitsprozesse im DRK erheblich verbessert.
Bilder: Screenshots des DRK Intranets im Web (links) und integriert in der Micorsoft Teams Appikation (rechts)
