Interner und externer Dokumentenaustausch auf Basis der Microsoft Power Platform
Die Deutsche Reihenhaus AG ist ein Kölner Unternehmen mit rund 350 Mitarbeiter:innen, welches hochwertige, konsequent durchdachte Wohnparks entwickelt und baut und damit innerstädtisch lebenswerten Wohnraum zu attraktiven Preisen schafft.
Realisierung & Ergebnis:
Die Deutsche Reihenhaus AG wünschte einen effizienten, einfachen Weg, Pläne von Bauprojekten automatisiert externen Personengruppen bereitzustellen. Um diesem besonderen Wunsch des Kunden nachzukommen, hat die nteam GmbH eine individuelle Plattform auf Basis der Microsoft Power Platform entwickelt. Somit konnten Baupläne in Form von PDF-Dateien für Handwerker und Partner zugänglich gemacht werden. Die Bauprojekte werden regelmäßig aus einer Projektdatenbank importiert.
Über einen Power Automate Workflow werden hochgeladene Pläne über die Dateinamen separiert und in entsprechende Tabellen geladen. Der Workflow legt einen neuen Ordner an, gibt das Dokument für die entsprechenden externen Personen frei und verschickt automatisiert eine E-Mail an den zugewiesenen Account in der Liste.
Der Upload der Dokumente erfolgt über einen SharePoint Online-Ordner. Es können beliebig viele Pläne hochgeladen werden – so wird enorm viel Zeit eingespart. Die nteam GmbH hat nach Anforderung des Kunden viele weitere Workflows entwickelt, die beispielsweise regelmäßig den Status des Projekts abrufen, verschiedene Fehler erkennen und melden sowie den detaillierten Downloadverlauf reporten.
Kurzvorstellung der Partner Plattform auf Basis der Microsoft 365 Power Platform:
Play
Über eine Administrationsseite im SharePoint hat der Kunde alle wichtigen Funktionen auf einen Blick.
Screenshot: Reihenhaus Partner Plattform „Transfer-Logs“
Zusammenfassung:
Teilen von Dokumenten mit externen Partnern mit und ohne Microsoft Account
Hohe Menge an selbstentwickelten Workflows nach Anforderung
Zeitersparnis durch einen einzelnen Dokumenteneingang und Sortierung
Benachrichtigung bei Zuweisung, Upload und Dokumentenverschiebung
Übersichtliche Administrationsseite mit den wichtigsten Funktionen auf einen Blick
Eingebaute Fehlermeldungen zur Prüfung der Dokumente und des Status
AuditReport ermöglicht Einblicke, wer wann welche Datei heruntergeladen hat
Kein technisches Know-how erforderlich, um Status der Workflows zu prüfen
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